Choisissez la configuration selon la raison d'être de la soirée
La même salle accueille un nombre très différent de personnes selon la façon dont on la configure — et chaque type fait bien une chose et mal une autre.
- Tables rondes (banquet), 8 à 12 personnes. Le meilleur pour la conversation et le repas, environ 1,1 à 1,3 m² par participant. Le prix se paie du côté de la scène : à chaque table, deux ou trois personnes tournent le dos au spectacle.
- Cabaret, c'est-à-dire une demi-table, 5 à 8 personnes. Des places uniquement sur l'arc tourné vers la scène, si bien que personne n'a à se retourner. Il faut environ 1,2 à 1,5 m² par personne, et en pratique 30 à 40 % de surface de plus qu'un banquet pour le même effectif : à une table prévue pour huit, la configuration cabaret en accueille cinq ou six.
- La configuration en classe donne à chacun de quoi écrire et convient à une journée de formation, mais pas au repas ni à la conversation.
- Les rangées de chaises sans tables accueillent environ deux fois plus de monde dans la même salle (autour de 0,7 à 0,9 m² par personne). C'est le bon choix pour un programme, pas pour un dîner.
La réponse suit l'essentiel de la soirée : si le cœur est sur la scène, alors cabaret ou rangées ; s'il est aux tables, alors banquet. Si le choix reste ouvert, il vaut la peine de dessiner les deux : dans l'outil de plan de table d'événement, la même salle se configure de deux façons côte à côte, et le compteur de places dit ce que l'écart coûte en places.
Prévoyez de la surface pour autre chose que les tables
La surface des tables n'est pas toute l'histoire. Comptez 20 à 30 % de surface en plus pour le service, le buffet, la scène, le bar, le vestiaire et les allées. Sans cette marge, le plan donne l'impression que tout tient, mais la salle s'engorge exactement là où il y a le plus de mouvement.
Dessinez les allées avant les tables et faites en sorte qu'une file puisse tenir devant le buffet sans couper le chemin de la porte. Une file se formera de toute façon — l'endroit où elle se forme est une question de conception.
La répartition des tables décide des conversations de la soirée
Une fois la configuration arrêtée, il reste la partie dont un participant se souvient vraiment. Quelques principes fonctionnent d'un événement à l'autre :
- Ne répartissez ni par ordre alphabétique ni par ordre d'inscription. C'est une répartition aléatoire qui a l'air méthodique.
- Construisez les tables autour d'un thème commun. Une table où les gens viennent du même secteur ou arrivent avec la même question lance la conversation sans que personne l'ouvre.
- Répartissez les grandes délégations. Dix personnes d'une même organisation à une seule table passent la soirée entre elles — elles auraient pu le faire au bureau.
- À chaque table un visage connu ou un hôte. Une personne qui en connaît quelques autres porte la conversation de la table pendant le premier quart d'heure.
- Une table de partenaire est une table de réseautage. Si un partenaire obtient une table, dites-en l'objet à l'avance : quelques représentants et le reste des participants, pas une équipe entière.
Ces décisions méritent d'être notées tout de suite, car elles se répètent dans chaque version. Dans le plan d'événement de Pulpetti, vous marquez les cercles par des étiquettes et vous énoncez les souhaits une fois, si bien qu'ils valent encore quand vous redistribuez les tables.
Intervenants, invités d'honneur et scène
Une partie des places se décide avant toutes les autres :
- Intervenants et personnes distinguées près de la scène et du chemin qui y mène, de préférence en bout de table. Personne ne veut se faufiler entre neuf personnes au milieu de sa propre présentation.
- Invités d'honneur et partenaires principaux à la rangée de tables devant la scène, là où la vue est la meilleure.
- Les organisateurs répartis dans la salle. Ses propres gens à une table à part sont une ressource gâchée : répartis, ce sont eux qui portent les conversations aux tables.
- La technique et les passages méritent d'être marqués sur le plan, pour que personne ne soit assis devant une enceinte ou sur un passage de câbles.
Les inscriptions vivent jusqu'au dernier jour
Une liste de participants n'est jamais terminée. Des désistements arrivent, des remplaçants sont annoncés le matin même et quelqu'un vient avec un collègue. Préparez-vous par la structure, pas par la reprogrammation :
- Gardez 10 à 15 % de marge : quelques tables avec de la place et quelques places à de bons endroits.
- Placez ces places de réserve à des tables où les gens sont sociables — un inscrit tardif atterrit dans leur compagnie.
- Sortez les désistements de la distribution mais laissez-les sur la liste. Le nom sert encore à l'accueil et à la facturation.
De la porte à la table sans file d'attente
La dernière tâche du plan est de conduire un participant à sa place sans que personne le prenne par la main. Il faut pour cela deux choses : une liste alphabétique nom → numéro de table à l'accueil et des numéros de table bien visibles dans la salle. Les marque-places sont un troisième niveau, et ils valent le coup quand l'ordre à l'intérieur de la table a son importance — par exemple quand les représentants d'un partenaire doivent être répartis autour de la table.
Installez la liste d'accueil de façon que deux personnes puissent se tenir côte à côte devant elle sans que la file bloque la porte. Avec beaucoup de participants, deux points d'affichage servent plus qu'un panneau plus grand.
Comment le même plan encaisse les changements
Un plan d'événement change de nombreuses fois avant d'être définitif, et chaque version doit suivre les mêmes décisions. C'est pour cela qu'est fait Pulpetti.
- Importez les participants en liste. Copiez la colonne des noms depuis la liste d'inscriptions et collez-la d'un coup — un nom par ligne.
- Construisez la salle depuis un modèle ou vous-même. La forme, la taille et le nombre de places de chaque table se modifient toutes, si bien qu'un plan en banquet se transforme en cabaret sans rien redessiner.
- Les étiquettes prennent en charge le regroupement. Donnez aux participants une étiquette — secteur, organisation, langue — et utilisez la règle « même étiquette à la même table », ou l'inverse « étiquettes à des tables séparées » si vous voulez mélanger les cercles à dessein.
- Verrouillez les places arrêtées. Intervenants, invités d'honneur et partenaires à leurs propres places, et le reste se redistribue aussi souvent que la liste change.
- Un désistement ne fait pas s'écrouler le plan. Passez l'inscription du participant sur « Annulé » : il sort de la distribution mais reste sur la liste. Si une place lui avait déjà été attribuée, le logiciel le signale.
- Les impressions issues du même plan. La liste d'accueil pour la réception, les panneaux pour les tables, les marque-places pour les places et le plan de salle pour l'équipe. L'impression et le PDF font partie des formules payantes.