Disposizione dei posti agli eventi: stile, capienza e assegnazione dei tavoli

Scegli lo stile in base allo scopo della serata

La stessa sala contiene numeri di persone molto diversi a seconda di come è allestita — e ogni stile fa bene una cosa e male un'altra.

• Tavoli rotondi (banchetto), 8–12 persone. Il meglio per la conversazione e per mangiare, circa 1,1–1,3 m² per partecipante. Il prezzo si paga sul palco: a ogni tavolo due o tre persone siedono con le spalle a chi si esibisce.
• Cabaret, cioè mezzo tavolo, 5–8 persone. Posti solo sull'arco rivolto al palco, così nessuno deve girarsi. Richiede circa 1,2–1,5 m² a persona e in pratica il 30–40 % di spazio in più di un banchetto a parità di persone: un tavolo da otto in stile cabaret ne accoglie cinque o sei.
• Lo stile aula dà a tutti spazio per scrivere ed è adatto a una giornata di formazione, ma non a un pasto né a una conversazione.
• La platea senza tavoli contiene circa il doppio delle persone nello stesso spazio (circa 0,7–0,9 m² a persona). È la scelta giusta per un programma, non per una cena.

La risposta segue l'evento principale della serata: se il cuore è sul palco, cabaret o platea; se il cuore è ai tavoli, banchetto. Se la scelta è aperta, conviene disegnarle entrambe: nello strumento per la disposizione dei posti agli eventi la stessa sala si può allestire in due modi affiancati, e il conteggio dei posti ti dice quanto costa la differenza in posti.

Tieni conto di più dei soli tavoli

L'area occupata dai tavoli non è tutta la storia. Aggiungi al calcolo un 20–30 % di spazio per il servizio, il buffet, il palco, il bar, il guardaroba e i corridoi. Senza quel margine la pianta sembra starci, ma la sala si ingolfa esattamente nei punti in cui le persone si muovono di più.

Disegna i corridoi prima dei tavoli e assicurati che davanti al buffet possa formarsi una coda senza tagliare il percorso verso la porta. Una coda si formerà comunque: dove si forma è una questione di progetto.

L'assegnazione dei tavoli decide le conversazioni della serata

Una volta definito l'allestimento, resta la parte che un partecipante ricorda davvero. Alcuni principi funzionano da un evento all'altro:

• Non suddividere le persone in ordine alfabetico o di iscrizione. È un'assegnazione casuale che sembra sistematica.
• Costruisci i tavoli intorno a un tema comune. Un tavolo di persone dello stesso settore, o alle prese con la stessa domanda, avvia una conversazione senza che nessuno debba cominciarla.
• Spezza le delegazioni numerose. Dieci persone della stessa organizzazione allo stesso tavolo passano la serata fra loro — potevano farlo in ufficio.
• Un volto conosciuto o un padrone di casa a ogni tavolo. Una persona che ne conosce qualche altra porta la conversazione del tavolo oltre il primo quarto d'ora.
• Il tavolo di un partner è un tavolo di networking. Se a un partner viene assegnato un tavolo, chiarisci prima a che cosa serve: un paio di rappresentanti e il resto partecipanti, non un'intera squadra.

Queste decisioni conviene metterle per iscritto subito, perché si ripetono in ogni versione. Nella disposizione per eventi di Pulpetti segni i gruppi con i tag e detti i desideri una volta sola, così valgono ancora quando ridistribuisci i tavoli.

Relatori, ospiti d'onore e palco

Alcuni posti si decidono prima di tutti gli altri:

• Relatori e premiati vicino al palco e sul percorso che vi porta, preferibilmente a un posto di testa. Nessuno vuole scavalcare nove persone mentre lo stanno presentando.
• Ospiti d'onore e partner principali alla fila di tavoli davanti al palco, dove la vista è migliore.
• Organizzatori distribuiti per la sala. Mettere i propri a un tavolo a sé è una risorsa sprecata: distribuiti, sono loro a portare avanti le conversazioni dei tavoli.
• Attrezzature tecniche e percorsi conviene segnarli sulla pianta, così nessuno finisce a sedere davanti a un altoparlante o sopra un passaggio di cavi.

Le iscrizioni si muovono fino all'ultimo giorno

Un elenco di partecipanti non è mai finito. Arrivano disdette, la mattina stessa vengono annunciate sostituzioni e qualcuno porta un collega. Preparati con una struttura, non con una riprogettazione:

• Lascia un margine del 10–15 %: qualche tavolo con spazio e un paio di posti in buona posizione.
• Metti i posti di riserva a tavoli con persone socievoli: chi si iscrive tardi finisce in loro compagnia.
• Segna le disdette fuori dall'assegnazione ma lasciale nell'elenco. Il nome serve ancora all'accoglienza e nella fatturazione.

Dalla porta al tavolo senza code

L'ultimo compito della pianta è guidare un partecipante al suo posto senza che nessuno lo accompagni per mano. Servono due cose: un elenco alfabetico nome → numero di tavolo all'accoglienza e numeri dei tavoli ben visibili in sala. I segnaposti sono un terzo livello e conviene farli quando conta l'ordine all'interno del tavolo — per esempio quando i rappresentanti di un partner vanno distribuiti intorno al tavolo.

Metti la lista d'ingresso dove due persone possano starci davanti affiancate senza che la coda blocchi la porta. Se i partecipanti sono molti, due punti aiutano più di un cartello più grande.

Come un solo piano sopravvive ai cambiamenti

Una disposizione da evento cambia molte volte prima di essere definitiva, e ogni versione deve seguire le stesse decisioni. Pulpetti è nato per questo.

• Porta dentro i partecipanti come elenco. Copi la colonna dei nomi dalla tua lista di iscrizioni e la incolli in una volta sola — un nome per riga.
• Costruisci la sala da un modello o da solo. Forma del tavolo, dimensione e numero di posti per tavolo si possono cambiare tutti, così una pianta da banchetto si trasforma in stile cabaret senza ridisegnare niente.
• I tag gestiscono il raggruppamento. Dai ai partecipanti un tag — settore, azienda, lingua — e usi la regola «stesso tag allo stesso tavolo», oppure il suo contrario «tag a tavoli separati» quando vuoi mescolare i gruppi di proposito.
• Blocca i posti già decisi. Relatori, ospiti d'onore e partner ai loro posti, e il resto ridistribuito tutte le volte che l'elenco cambia.
• Una disdetta non manda all'aria il piano. Imposti lo stato del partecipante su «non partecipa» ed esce dall'assegnazione ma resta nell'elenco. Se un posto gli era già stato assegnato, l'applicazione lo segnala.
• Le stampe escono dallo stesso piano. La lista d'ingresso per l'accoglienza, i cartelli per i tavoli, i segnaposti per i posti e la planimetria per il personale. La stampa e il PDF fanno parte dei piani a pagamento.