Piantine di fiere: collocazione degli stand, corridoi e numerazione

Prima i corridoi, gli stand solo in mezzo

La progettazione di un'area parte da un padiglione vuoto e dai suoi corridoi — non dagli spazi che verranno venduti. Il motivo è pratico: allargare un corridoio dopo significa togliere uno stand già venduto, e quella conversazione si fa con un espositore che ha già progettato il proprio allestimento.

• Una larghezza minima di circa 3 metri per un corridoio normale.
• Percorsi principali di 4–6 metri nei grandi eventi, dove si muovono molte persone insieme.
• Le prescrizioni dei vigili del fuoco vengono prima di questi valori e possono richiedere di più. Verificale prima di vendere un solo spazio.

Fai correre i percorsi principali per la lunghezza o la larghezza del padiglione e colloca i corridoi trasversali in modo che si formi una griglia regolare. Una griglia non è solo ordinata: è il motivo per cui un visitatore riesce a indovinare dov'è lo stand 214 senza guardare la piantina.

Le larghezze dei corridoi conviene disegnarle in scala, non a occhio. Quando inserisci le misure dell'area in metri come base della piantina della fiera, vedi subito che cosa toglie a una fila di stand un percorso da tre metri.

Il flusso dei visitatori si guida con le calamite

I visitatori camminano in avanti dall'ingresso e tornano indietro prima che l'area finisca. Gli stand lasciati in fondo sono quindi sempre i più difficili da vendere — a meno che al fondo non si dia un motivo per essere visitato.

Quel motivo è una calamita: il nome di punta, un palco del programma, un'area gastronomica, l'espositore più noto o un concorso. Quando la calamita è lontana dall'ingresso, il visitatore percorre tutta l'area e ne beneficia ogni stand lungo il percorso. Per un'area piccola basta una calamita; a una grande conviene darne più d'una, in direzioni diverse.

Disegna con cura anche gli ingressi e i loro primi dieci metri. È il punto che si ingolfa per primo, e non è il posto per uno stand che raccoglie una coda.

Una numerazione che sopravvive ai cambiamenti

Il numero dello stand è ciò che porta un visitatore nel punto giusto e ciò con cui un espositore riconosce il proprio spazio nel contratto. Conviene quindi deciderla una volta e mantenerla.

• Una serie per area. In un grande evento ogni padiglione o zona si numera come serie a sé a partire da uno, e l'area si riconosce dal nome e dalla piantina propri. Il visitatore conosce la direzione prima ancora di guardare il numero.
• Numera sempre nella stessa direzione. Lo stesso verso di percorrenza in ogni padiglione e in ogni zona, così il visitatore può indovinare da che parte crescono i numeri ovunque si trovi.
• Lascia dei buchi nella serie. Quando uno stand viene aggiunto due settimane prima dell'evento, entra nella serie senza far scorrere tutto il resto.
• Non riutilizzare mai un numero. Se uno stand viene tolto, il suo numero resta inutilizzato. Un numero riutilizzato sopravvive nelle vecchie brochure e porta il visitatore nel posto sbagliato.

Ristoro, servizi e aree di sosta si distribuiscono nell'area

I servizi conviene distribuirli invece di raccoglierli in un angolo. Più aree gastronomiche piccole vicino ai palchi funzionano meglio di una grande, e le code restano più corte. Intorno ai chioschi conviene prevedere delle sedute: allungano la visita e tengono il consumo fuori dai corridoi.

Ogni chiosco che raccoglie una coda ha bisogno di spazio davanti, così che la coda non tagli un corridoio. È il singolo motivo più frequente per cui un'area ben progettata si ingolfa nel pomeriggio.

La sicurezza è parte della piantina, non un allegato

Servono più ingressi e uscite su lati diversi dell'area, così che le persone si distribuiscano. Ogni zona deve avere un percorso di esodo chiaro, e un passaggio per i mezzi di servizio deve stare sulla piantina anche ad area piena.

Quando la piantina è finita, ripassala cercando i colli di bottiglia: punti in cui un corridoio si restringe, angoli in cui si incontrano due flussi e aree con una sola via d'accesso. Costa meno sistemarli sulla piantina che il giorno stesso.

La stessa piantina, tre lettori

Un'area finita genera tre esigenze diverse dagli stessi dati:

• Il visitatore vuole trovare un determinato espositore dal nome. Gli serve un elenco alfabetico con il numero dello stand dopo il nome.
• L'espositore vuole sapere qual è il proprio spazio, chi sono i vicini e da che direzione arrivano i visitatori.
• La squadra di allestimento e il personale hanno bisogno di una planimetria con il numero e il nome scritti su ogni spazio.

Nella piantina d'area di Pulpetti questi tre escono dagli stessi dati, così una modifica in un punto non lascia in circolazione un'altra versione ormai superata.

Come l'area resta aggiornata

Un'area cambia decine di volte nel corso di una stagione di vendita. Pulpetti è nato per questo.

• Colloca stand, chioschi e palchi sulla pianta. Uno stand, un chiosco gastronomico e una bancarella sono oggetti a sé, e la dimensione di ciascuno si regola con le sue maniglie. Inserisci le misure dell'area in metri e le larghezze dei corridoi saranno reali invece che stimate.
• I numeri compaiono da soli. Quando collochi uno stand o un chiosco sulla pianta, viene numerato in ordine di lettura, dall'alto verso il basso e da sinistra a destra. Puoi anche impostare un numero a mano, e in quel caso la numerazione automatica lo aggira e lo stesso numero non può comparire due volte. Gli stand hanno una serie di numeri propria, separata da quella dei tavoli.
• Una piantina per padiglione nei grandi eventi. Quando ogni padiglione o zona è una piantina a sé, la numerazione parte da uno in ciascuno e le piantine restano di una dimensione leggibile — anche in stampa.
• Un espositore per spazio. Aggiungi i nomi all'elenco e collochi ciascuno sul proprio spazio, e il nome compare sulla piantina accanto al numero.
• Tre stampe dalla stessa piantina. La piantina dell'area per visitatori e personale, l'elenco alfabetico degli espositori per il punto informazioni e i cartelli degli stand per gli spazi. La stampa e il PDF fanno parte dei piani a pagamento.

Una cosa conviene saperla in anticipo: collocare gli stand è lavoro manuale. L'assegnazione automatica e le regole dell'applicazione valgono per i posti a sedere, non per gli arredi — quindi gli stand non vengono sorteggiati per nessuno. È una scelta voluta: lo spazio di un espositore si vende, si concorda o si negozia, e non lo si decide con un sorteggio.