Käytävät ensin, osastot vasta niiden väliin
Alueen suunnittelu aloitetaan tyhjästä hallista ja käytävistä — ei myytävistä paikoista. Syy on käytännöllinen: käytävän leventäminen jälkikäteen tarkoittaa jo myydyn osaston poistamista, ja se keskustelu käydään näytteilleasettajan kanssa, joka on jo suunnitellut ständinsä.
- Vähimmäisleveys noin 3 metriä tavallisella käytävällä.
- Pääväylät 4–6 metriä isoissa tapahtumissa, joissa kulkee paljon väkeä yhtä aikaa.
- Pelastusviranomaisen vaatimukset menevät näiden edelle ja voivat olla leveämmät. Tarkista ne ennen kuin myyt yhtään paikkaa.
Sijoita pääväylät hallin pituudelle tai leveydelle ja poikkiväylät niin, että syntyy säännöllinen ruudukko. Ruudukko ei ole vain siisti — se on syy siihen, että kävijä osaa arvata missä osasto 214 on näkemättä karttaa.
Käytäväleveydet kannattaa piirtää mittakaavaan eikä silmämääräisesti. Kun annat alueen mitat metreinä messukartan pohjaksi, näet heti mitä kolmen metrin väylä syö osastoriviltä.
Kävijävirta ohjataan magneeteilla
Kävijät kulkevat sisäänkäynniltä eteenpäin ja kääntyvät takaisin ennen kuin alue loppuu. Perälle jäävät osastot ovat siksi aina vaikeimmin myytäviä — ellei perälle anneta syytä tulla.
Se syy on magneetti: pääesiintyjä, ohjelmalava, ruoka-alue, tunnetuin näytteilleasettaja tai kilpailu. Kun magneetti on kaukana sisäänkäynnistä, kävijä kulkee koko alueen läpi ja jokainen osasto matkan varrella hyötyy. Yksi magneetti riittää pienelle alueelle, isolle kannattaa asettaa niitä useampi eri suuntiin.
Piirrä myös sisäänkäynnit ja niiden ensimmäiset kymmenen metriä huolella. Se kohta ruuhkautuu ensimmäisenä, eikä siihen kannata sijoittaa osastoa, joka kerää jonon.
Numerointi, joka kestää muutokset
Osastonumero on se, jolla kävijä löytää perille ja jolla näytteilleasettaja tunnistaa paikkansa sopimuksesta. Numerointi kannattaa siis päättää kerran ja pitää siitä kiinni.
- Yksi sarja aluetta kohden. Isossa tapahtumassa jokainen halli tai vyöhyke numeroidaan omana sarjanaan ykkösestä alkaen, ja alue tunnistetaan omasta nimestään ja kartastaan. Kävijä tietää suunnan ennen kuin katsoo numeroa.
- Numeroi aina samaan suuntaan. Sama kiertosuunta jokaisessa hallissa ja vyöhykkeessä, jotta kävijä osaa arvata mihin suuntaan numerot kasvavat riippumatta siitä, missä hän on.
- Jätä sarjaan aukkoja. Kun alueelle lisätään osasto kaksi viikkoa ennen tapahtumaa, se mahtuu sarjaan ilman että kaikki muut siirtyvät.
- Älä koskaan kierrätä numeroa. Jos osasto poistuu, sen numero jää käyttämättä. Kierrätetty numero elää vanhoissa esitteissä ja johtaa kävijän väärään paikkaan.
Ruoka, wc ja lepopaikat jaetaan alueelle
Palvelut kannattaa hajauttaa eikä koota yhteen nurkkaan. Useampi pieni ruoka-alue lähellä lavoja toimii paremmin kuin yksi iso, ja jonot pysyvät lyhyempinä. Ruokakojujen ympärille kannattaa varata istumatila: se pidentää vierailua ja pitää syömisen poissa käytäviltä.
Jokaisen jonoutuvan kojun eteen tarvitaan tilaa jonolle niin, ettei jono katkaise käytävää. Tämä on yleisin yksittäinen syy siihen, että hyvin suunniteltu alue tukkeutuu iltapäivällä.
Turvallisuus on osa karttaa, ei liite
Sisään- ja uloskäyntejä tarvitaan useampia ja eri puolilla aluetta, jotta väki jakautuu. Jokaisesta vyöhykkeestä on oltava selkeä poistumisreitti, ja huoltoajoneuvon reitti pitää mahtua kartalle myös silloin kun alue on täynnä.
Kun kartta on valmis, käy se läpi pullonkaulojen varalta: kohdat joissa käytävä kapenee, kulmat joissa kaksi virtaa yhtyy ja alueet joilla on vain yksi sisäänkäynti. Nämä on halvempi korjata kartalla kuin tapahtumapäivänä.
Sama kartta, kolme lukijaa
Valmis alue tuottaa kolme erilaista tarvetta samasta tiedosta:
- Kävijä haluaa löytää tietyn näytteilleasettajan nimellä. Hän tarvitsee aakkosellisen listan, jossa nimen perässä on osastonumero.
- Näytteilleasettaja haluaa tietää oman paikkansa, naapurinsa ja sen, mistä suunnasta kävijät tulevat.
- Rakennusryhmä ja henkilökunta tarvitsevat pohjapiirroksen, jossa jokaisen paikan kohdalla lukee numero ja nimi.
Pulpetin aluekartassa nämä kolme tulevat samasta tiedosta, joten muutos yhdessä kohdassa ei jätä toista versiota vanhentuneena kiertoon.
Näin alue pysyy ajan tasalla
Alue muuttuu myyntikauden aikana kymmeniä kertoja. Siihen on tehty Pulpetti.
- Sijoita osastot, kojut ja lavat pohjaan. Osasto, ruokakoju ja myyntikoju ovat omia kalusteitaan, ja kunkin koon säätää kahvoista. Anna alueen mitat metreinä, niin käytäväleveydet ovat todellisia eivätkä arvioita.
- Numerot syntyvät itsestään. Kun sijoitat osaston tai kojun pohjaan, se saa numeron lukujärjestyksessä ylhäältä alas ja vasemmalta oikealle. Voit myös antaa paikalle numeron käsin, jolloin automatiikka väistää sitä eikä sama numero voi esiintyä kahdesti. Osastoilla on oma numerosarjansa erillään pöytien numeroista.
- Isolle tapahtumalle oma kartta per halli. Kun jokainen halli tai vyöhyke on oma karttansa, numerointi alkaa kussakin ykkösestä ja kartat pysyvät luettavan kokoisina — myös tulosteessa.
- Yksi näytteilleasettaja paikkaa kohden. Lisäät nimet listaan ja sijoitat kunkin omalle paikalleen, jolloin nimi näkyy kartalla numeron vieressä.
- Kolme tulostetta samasta kartasta. Alueen kartta kävijöille ja henkilökunnalle, aakkosellinen näytteilleasettajalista infopisteeseen ja osastokyltit paikoille. Tulostus ja PDF kuuluvat maksullisiin tasoihin.
Yksi asia on hyvä tietää etukäteen: osastojen sijoittelu on käsityötä. Ohjelman automaattinen jako ja säännöt koskevat istumapaikkoja, eivät kalusteita — eli osastoja ei arvota kenellekään. Se on tarkoituksellista: näytteilleasettajan paikka on myyty, sovittu tai neuvoteltu, eikä sitä ratkaista arpomalla.