Die Gänge zuerst, die Stände erst dazwischen

Die Planung eines Geländes beginnt bei einer leeren Halle und den Gängen — nicht bei den Plätzen, die verkauft werden. Der Grund ist praktisch: Einen Gang nachträglich zu verbreitern heißt, einen bereits verkauften Stand zu streichen, und dieses Gespräch führt man mit einem Aussteller, der seinen Stand schon geplant hat.

  • Mindestbreite etwa 3 Meter für einen gewöhnlichen Gang.
  • Hauptwege 4–6 Meter bei großen Veranstaltungen, auf denen sich viele Leute gleichzeitig bewegen.
  • Die Vorgaben der Brandschutzbehörde gehen dem vor und können breiter sein. Prüfe sie, bevor du einen einzigen Platz verkaufst.

Leg die Hauptwege entlang der Länge oder Breite der Halle und die Querwege so, dass ein regelmäßiges Raster entsteht. Das Raster ist nicht nur ordentlich — es ist der Grund, warum ein Besucher erraten kann, wo Stand 214 liegt, ohne auf den Plan zu sehen.

Gangbreiten lohnt es sich maßstäblich zu zeichnen statt nach Augenmaß. Wenn du die Maße des Geländes in Metern als Grundlage für den Messeplan angibst, siehst du sofort, was ein Drei-Meter-Weg einer Standreihe wegnimmt.

Der Besucherstrom wird mit Magneten gelenkt

Besucher gehen vom Eingang nach vorn und kehren um, bevor das Gelände endet. Die Stände hinten sind deshalb immer am schwersten zu verkaufen — es sei denn, dem hinteren Ende wird ein Grund gegeben, besucht zu werden.

Dieser Grund ist ein Magnet: der Hauptact, eine Programmbühne, ein Gastrobereich, der bekannteste Aussteller oder ein Wettbewerb. Liegt der Magnet weit vom Eingang, geht ein Besucher durch das ganze Gelände, und jeder Stand am Weg profitiert davon. Für ein kleines Gelände reicht ein Magnet; einem großen gibt man besser mehrere, in verschiedene Richtungen.

Zeichne auch die Eingänge und ihre ersten zehn Meter sorgfältig. Das ist die Stelle, die sich zuerst staut, und dort gehört kein Stand hin, der eine Schlange sammelt.

Eine Nummerierung, die Änderungen aushält

Die Standnummer ist das, womit ein Besucher ans Ziel kommt und woran ein Aussteller seinen Platz im Vertrag erkennt. Die Nummerierung lohnt es sich also einmal zu entscheiden und dabei zu bleiben.

Messeplan mit Standnummern: zwölf nummerierte Stände mit den Namen der Aussteller, die Nummerierung in der Werkzeugleiste eingeschaltet
Die Nummern laufen von selbst und bleiben dran, wenn ein Stand umzieht oder ein neuer dazwischenkommt. Der Schalter sitzt in der Werkzeugleiste.
  • Eine Reihe pro Gelände. Bei einer großen Veranstaltung wird jede Halle oder Zone als eigene Reihe ab eins nummeriert, und der Bereich wird an seinem eigenen Namen und seinem eigenen Plan erkannt. Der Besucher kennt die Richtung, bevor er auf die Nummer sieht.
  • Nummeriere immer in derselben Richtung. Dieselbe Laufrichtung in jeder Halle und Zone, damit ein Besucher erraten kann, wohin die Nummern wachsen, wo immer er gerade ist.
  • Lass Lücken in der Reihe. Wenn zwei Wochen vor der Veranstaltung ein Stand dazukommt, passt er in die Reihe, ohne dass alles andere verrutscht.
  • Verwende eine Nummer nie erneut. Fällt ein Stand weg, bleibt seine Nummer unbenutzt. Eine wiederverwendete Nummer lebt in alten Broschüren weiter und führt einen Besucher an die falsche Stelle.

Essen, Toiletten und Ruheplätze werden über das Gelände verteilt

Den Service lohnt es sich zu verteilen statt in einer Ecke zu sammeln. Mehrere kleine Gastrobereiche nah an den Bühnen funktionieren besser als ein großer, und die Schlangen bleiben kürzer. Rund um die Essensbuden lohnt sich Sitzfläche: Sie verlängert den Besuch und hält das Essen von den Gängen fern.

Vor jeder Bude, an der sich eine Schlange bildet, braucht es Platz dafür, damit die Schlange den Gang nicht abschneidet. Das ist der einzelne häufigste Grund, warum sich ein gut geplantes Gelände nachmittags staut.

Sicherheit gehört zum Plan, nicht in die Anlage

Ein- und Ausgänge braucht es mehrere und auf verschiedenen Seiten des Geländes, damit sich die Leute verteilen. Aus jeder Zone muss ein klarer Fluchtweg führen, und der Weg für Einsatzfahrzeuge muss auch dann auf den Plan passen, wenn das Gelände voll ist.

Wenn der Plan fertig ist, geh ihn auf Engstellen durch: Stellen, an denen sich ein Gang verjüngt, Ecken, an denen zwei Ströme zusammenkommen, und Bereiche mit nur einem Zugang. Die sind auf dem Plan billiger zu beheben als am Veranstaltungstag.

Derselbe Plan, drei Leser

Ein fertiges Gelände deckt aus denselben Daten drei verschiedene Bedürfnisse:

  • Der Besucher will einen bestimmten Aussteller über den Namen finden. Er braucht eine alphabetische Liste, in der hinter dem Namen die Standnummer steht.
  • Der Aussteller will seinen eigenen Platz kennen, seine Nachbarn und aus welcher Richtung die Besucher kommen.
  • Aufbauteam und Personal brauchen einen Grundriss, auf dem bei jedem Platz die Nummer und der Name stehen.

In Pulpettis Geländeplan kommen diese drei aus denselben Daten, sodass eine Änderung an einer Stelle keine andere Fassung veraltet im Umlauf lässt.

So bleibt das Gelände aktuell

Ein Gelände ändert sich im Lauf der Verkaufssaison dutzende Male. Dafür ist Pulpetti gemacht.

  • Setz die Stände, Buden und Bühnen auf den Grundriss. Stand, Essensbude und Verkaufsbude sind eigene Objekte, und die Größe jedes einzelnen stellst du an den Griffen ein. Gib die Maße des Geländes in Metern an, dann sind die Gangbreiten echt und keine Schätzungen.
  • Die Nummern entstehen von selbst. Wenn du einen Stand oder eine Bude auf den Grundriss setzt, bekommt er eine Nummer in Leserichtung, von oben nach unten und von links nach rechts. Du kannst eine Nummer auch von Hand vergeben, dann weicht die Automatik ihr aus und dieselbe Nummer kann nicht zweimal vorkommen. Die Stände haben einen eigenen Nummernkreis, getrennt von den Tischnummern.
  • Ein eigener Plan pro Halle bei einer großen Veranstaltung. Wenn jede Halle oder Zone ein eigener Plan ist, beginnt die Nummerierung in jeder bei eins und die Pläne bleiben in lesbarer Größe — auch im Druck.
  • Ein Aussteller pro Platz. Du fügst die Namen der Liste hinzu und setzt jeden auf seinen eigenen Platz, dann steht der Name im Plan neben der Nummer.
  • Drei Ausdrucke aus demselben Plan. Der Plan des Geländes für Besucher und Personal, die alphabetische Ausstellerliste für den Infopunkt und Standschilder für die Plätze. Drucken und PDF gehören zu den bezahlten Stufen.

Eines ist gut vorher zu wissen: Das Platzieren der Stände ist Handarbeit. Die automatische Verteilung und die Regeln des Programms gelten für Sitzplätze, nicht für Möbel — Stände werden also niemandem zugelost. Das ist Absicht: Der Platz eines Ausstellers ist verkauft, vereinbart oder verhandelt, und er wird nicht durch Losen entschieden.