Les allées d'abord, les stands seulement entre elles
La conception d'un site commence par un hall vide et par les allées — pas par les emplacements à vendre. La raison est pratique : élargir une allée après coup revient à supprimer un stand déjà vendu, et cette conversation se tient avec un exposant qui a déjà conçu son stand.
- Largeur minimale d'environ 3 mètres pour une allée ordinaire.
- Axes principaux de 4 à 6 mètres pour les grands événements, où beaucoup de monde circule en même temps.
- Les prescriptions des services de sécurité incendie priment et peuvent être plus larges. Vérifiez-les avant de vendre le moindre emplacement.
Disposez les axes principaux dans la longueur ou la largeur du hall et les allées transversales de façon à former une trame régulière. La trame n'est pas seulement propre — c'est la raison pour laquelle un visiteur peut deviner où se trouve le stand 214 sans regarder le plan.
Les largeurs d'allées méritent d'être dessinées à l'échelle plutôt qu'estimées à l'œil. En saisissant les dimensions du site en mètres comme base du plan de salon, vous voyez tout de suite ce qu'un passage de trois mètres retire à une rangée de stands.
Le flux de visiteurs se conduit par des aimants
Les visiteurs avancent depuis l'entrée et font demi-tour avant la fin du site. Les stands du fond sont donc toujours les plus difficiles à vendre — sauf si l'on donne au fond une raison d'être visité.
Cette raison, c'est un aimant : la tête d'affiche, une scène de programme, un espace restauration, l'exposant le plus connu ou un concours. Si l'aimant est loin de l'entrée, un visiteur traverse tout le site, et chaque stand sur le chemin en profite. Pour un petit site, un aimant suffit ; à un grand, mieux vaut en donner plusieurs, dans des directions différentes.
Dessinez aussi soigneusement les entrées et leurs dix premiers mètres. C'est l'endroit qui s'engorge en premier, et il n'y a pas sa place un stand qui attire une file.
Une numérotation qui encaisse les changements
Le numéro de stand est ce qui mène un visiteur à destination et ce à quoi un exposant reconnaît son emplacement dans le contrat. La numérotation mérite donc d'être décidée une fois et tenue.
- Une série par site. Dans un grand événement, chaque hall ou zone est numéroté comme sa propre série à partir de un, et l'espace se reconnaît à son propre nom et à son propre plan. Le visiteur connaît la direction avant de regarder le numéro.
- Numérotez toujours dans le même sens. Le même sens de parcours dans chaque hall et chaque zone, pour qu'un visiteur puisse deviner où les numéros augmentent, où qu'il se trouve.
- Laissez des trous dans la série. Si un stand s'ajoute deux semaines avant l'événement, il entre dans la série sans que tout le reste se décale.
- Ne réutilisez jamais un numéro. Si un stand disparaît, son numéro reste inutilisé. Un numéro réemployé survit dans les anciennes brochures et conduit un visiteur au mauvais endroit.
Restauration, toilettes et espaces de repos se répartissent sur le site
Les services méritent d'être répartis plutôt que rassemblés dans un coin. Plusieurs petits espaces restauration près des scènes fonctionnent mieux qu'un grand, et les files restent plus courtes. Autour des stands de restauration, de la place assise vaut le coup : elle allonge la visite et éloigne la nourriture des allées.
Devant chaque kiosque où une file se forme, il faut de la place pour cette file, afin qu'elle ne coupe pas l'allée. C'est la cause unique la plus fréquente d'engorgement d'un site pourtant bien conçu, l'après-midi.
La sécurité fait partie du plan, pas de l'annexe
Il faut plusieurs entrées et sorties, sur différents côtés du site, pour que les gens se répartissent. De chaque zone doit partir une voie de secours claire, et le chemin des véhicules de secours doit tenir sur le plan même quand le site est plein.
Une fois le plan terminé, passez-le en revue à la recherche des goulots : endroits où une allée se rétrécit, angles où deux flux se rejoignent, et zones à un seul accès. Ils coûtent moins cher à corriger sur le plan que le jour de l'événement.
Le même plan, trois lecteurs
Un site terminé couvre trois besoins différents à partir des mêmes données :
- Le visiteur veut trouver un exposant précis à partir de son nom. Il a besoin d'une liste alphabétique où le numéro de stand figure derrière le nom.
- L'exposant veut connaître son propre emplacement, ses voisins et la direction d'où viennent les visiteurs.
- L'équipe de montage et le personnel ont besoin d'un plan où chaque emplacement porte son numéro et son nom.
Dans le plan de site de Pulpetti, ces trois-là sortent des mêmes données, si bien qu'une modification à un endroit ne laisse pas circuler une autre version périmée.
Comment le site reste à jour
Un site change des dizaines de fois au cours de la saison de vente. C'est pour cela qu'est fait Pulpetti.
- Posez les stands, les kiosques et les scènes sur le plan. Stand, stand de restauration et stand de vente sont des objets distincts, et vous réglez la taille de chacun avec les poignées. Saisissez les dimensions du site en mètres, et les largeurs d'allées seront réelles et non estimées.
- Les numéros naissent tout seuls. Quand vous posez un stand ou un kiosque sur le plan, il reçoit un numéro dans le sens de lecture, de haut en bas et de gauche à droite. Vous pouvez aussi attribuer un numéro à la main, et l'automatisme le contourne : le même numéro ne peut pas apparaître deux fois. Les stands ont leur propre série, séparée des numéros de table.
- Un plan par hall dans un grand événement. Si chaque hall ou zone est un plan à part, la numérotation repart de un dans chacun et les plans restent d'une taille lisible — à l'impression aussi.
- Un exposant par emplacement. Vous ajoutez les noms à la liste et vous posez chacun sur son propre emplacement : le nom s'inscrit alors sur le plan à côté du numéro.
- Trois impressions issues du même plan. Le plan du site pour les visiteurs et le personnel, la liste alphabétique des exposants pour le point d'information et les panneaux de stand pour les emplacements. L'impression et le PDF font partie des formules payantes.
Une chose est bonne à savoir d'avance : le placement des stands est un travail manuel. La répartition automatique et les règles du logiciel valent pour les places assises, pas pour le mobilier — les stands ne sont donc tirés au sort pour personne. C'est délibéré : l'emplacement d'un exposant est vendu, convenu ou négocié, il ne se décide pas au hasard.