Los pasillos primero, los stands solo entre ellos
El diseño de un recinto empieza por un pabellón vacío y por los pasillos — no por las ubicaciones que se venden. La razón es práctica: ensanchar un pasillo después equivale a eliminar un stand ya vendido, y esa conversación se tiene con un expositor que ya ha diseñado su stand.
- Anchura mínima de unos 3 metros para un pasillo corriente.
- Ejes principales de 4 a 6 metros en los eventos grandes, donde se mueve mucha gente a la vez.
- Las prescripciones de los bomberos mandan y pueden ser más anchas. Consúltalas antes de vender una sola ubicación.
Coloca los ejes principales a lo largo o a lo ancho del pabellón y los pasillos transversales de modo que salga una trama regular. La trama no es solo ordenada — es la razón por la que un visitante puede adivinar dónde está el stand 214 sin mirar el plano.
Las anchuras de pasillo conviene dibujarlas a escala en vez de estimarlas a ojo. Si escribes las medidas del recinto en metros como base del plano de feria, ves al momento lo que un paso de tres metros le quita a una fila de stands.
El flujo de visitantes se dirige con imanes
Los visitantes avanzan desde la entrada y dan la vuelta antes de que el recinto termine. Los stands del fondo son, por eso, siempre los más difíciles de vender — salvo que al fondo se le dé un motivo para ser visitado.
Ese motivo es un imán: el cabeza de cartel, un escenario con programa, una zona de restauración, el expositor más conocido o un concurso. Si el imán está lejos de la entrada, un visitante recorre todo el recinto, y cada stand del camino se beneficia. A un recinto pequeño le basta un imán; a uno grande conviene darle varios, en direcciones distintas.
Dibuja también con cuidado las entradas y sus diez primeros metros. Es el punto que se atasca primero, y ahí no va un stand que junte cola.
Una numeración que aguanta los cambios
El número de stand es con lo que un visitante llega a su destino y con lo que un expositor reconoce su ubicación en el contrato. La numeración conviene, por tanto, decidirla una vez y mantenerla.
- Una serie por recinto. En un evento grande, cada pabellón o zona se numera como su propia serie desde el uno, y el espacio se reconoce por su propio nombre y su propio plano. El visitante sabe la dirección antes de mirar el número.
- Numera siempre en el mismo sentido. El mismo sentido de recorrido en cada pabellón y en cada zona, para que un visitante pueda adivinar hacia dónde crecen los números esté donde esté.
- Deja huecos en la serie. Si dos semanas antes del evento se suma un stand, entra en la serie sin que todo lo demás se desplace.
- No reutilices nunca un número. Si un stand desaparece, su número se queda sin usar. Un número reutilizado sigue vivo en los folletos antiguos y lleva a un visitante al sitio equivocado.
Comida, aseos y zonas de descanso se reparten por el recinto
Los servicios conviene repartirlos en vez de reunirlos en un rincón. Varias zonas de restauración pequeñas cerca de los escenarios funcionan mejor que una grande, y las colas se mantienen más cortas. Alrededor de los puestos de comida compensa poner superficie con asientos: alarga la visita y mantiene la comida fuera de los pasillos.
Delante de cada puesto donde se forme cola hace falta sitio para esa cola, para que no corte el pasillo. Es la causa individual más frecuente de que un recinto bien diseñado se atasque por la tarde.
La seguridad forma parte del plano, no del anexo
Hacen falta varias entradas y salidas, en distintos lados del recinto, para que la gente se reparta. De cada zona debe salir una vía de emergencia clara, y el paso de los vehículos de emergencia debe caber en el plano también con el recinto lleno.
Cuando el plano esté terminado, repásalo buscando cuellos de botella: puntos donde un pasillo se estrecha, esquinas donde confluyen dos flujos y zonas con un solo acceso. Salen más baratos de arreglar sobre el plano que el día del evento.
El mismo plano, tres lectores
Un recinto terminado cubre tres necesidades distintas a partir de los mismos datos:
- El visitante quiere encontrar a un expositor concreto por su nombre. Necesita una lista alfabética con el número de stand detrás del nombre.
- El expositor quiere conocer su propia ubicación, a sus vecinos y de qué dirección vienen los visitantes.
- El equipo de montaje y el personal necesitan un plano donde cada ubicación lleve su número y su nombre.
En el plano de recinto de Pulpetti esos tres salen de los mismos datos, de modo que un cambio en un sitio no deja circulando otra versión obsoleta.
Cómo se mantiene el recinto al día
Un recinto cambia decenas de veces a lo largo de la temporada de venta. Para eso está hecho Pulpetti.
- Coloca los stands, los puestos y los escenarios sobre el plano. Stand, puesto de comida y puesto de venta son objetos propios, y ajustas el tamaño de cada uno con los tiradores. Escribe las medidas del recinto en metros y las anchuras de pasillo serán reales, no estimaciones.
- Los números nacen solos. Cuando pones un stand o un puesto sobre el plano, recibe un número en el sentido de lectura, de arriba abajo y de izquierda a derecha. También puedes asignar un número a mano, y el automatismo lo esquiva: el mismo número no puede aparecer dos veces. Los stands tienen su propia serie, separada de los números de mesa.
- Un plano por pabellón en un evento grande. Si cada pabellón o zona es un plano aparte, la numeración empieza en uno en cada uno y los planos se mantienen a un tamaño legible — también impresos.
- Un expositor por ubicación. Añades los nombres a la lista y colocas a cada uno en su propia ubicación: el nombre aparece entonces en el plano junto al número.
- Tres impresiones desde el mismo plano. El plano del recinto para visitantes y personal, la lista alfabética de expositores para el punto de información y los carteles de stand para las ubicaciones. La impresión y el PDF pertenecen a los planes de pago.
Conviene saber una cosa de antemano: la colocación de los stands es trabajo manual. El reparto automático y las reglas del programa valen para las plazas sentadas, no para el mobiliario — así que los stands no se le sortean a nadie. Es a propósito: la ubicación de un expositor está vendida, acordada o negociada, y no se decide al azar.