Plano de asientos para eventos: montaje, capacidad y reparto de mesas

Elige el montaje según para qué es la noche

La misma sala acoge a un número muy distinto de personas según cómo se monte — y cada tipo hace bien una cosa y mal otra.

• Mesas redondas (banquete), 8–12 personas. Lo mejor para la conversación y la comida, en torno a 1,1–1,3 m² por participante. El precio se paga en el escenario: en cada mesa hay dos o tres de espaldas al espectáculo.
• Cabaré, es decir, media mesa, 5–8 personas. Plazas solo en el arco que mira al escenario, así que nadie tiene que darse la vuelta. Pide en torno a 1,2–1,5 m² por persona y, en la práctica, un 30–40 % más de superficie que un banquete para el mismo número: en una mesa prevista para ocho, el montaje de cabaré acoge a cinco o seis.
• El montaje de escuela le da a cada uno sitio para escribir y encaja con una jornada de formación, pero no con la comida ni con la conversación.
• Las filas de sillas sin mesas acogen en la misma sala a alrededor del doble de gente (unos 0,7–0,9 m² por persona). Es la elección correcta para un programa, no para una cena.

La respuesta sigue a lo principal de la noche: si el núcleo está en el escenario, cabaré o filas; si está en las mesas, banquete. Si la elección sigue abierta, merece la pena dibujar las dos: en la herramienta de planos de asientos para eventos la misma sala se monta de dos maneras a la vez, y el contador de plazas dice lo que cuesta la diferencia.

Reserva superficie para algo más que las mesas

La superficie de las mesas no es toda la historia. Cuenta un 20–30 % de superficie más para el servicio, el bufé, el escenario, la barra, el guardarropa y los pasillos. Sin ese margen, el plano da la impresión de que todo cabe, pero la sala se atasca justo donde hay más movimiento.

Dibuja los pasillos antes que las mesas y asegúrate de que delante del bufé quepa una cola sin cortar el camino a la puerta. Una cola se forma de todos modos — dónde se forma es cuestión de planificación.

El reparto de mesas decide las conversaciones de la noche

Cuando el montaje está decidido, queda la parte que un participante recuerda de verdad. Unos cuantos principios funcionan de un evento a otro:

• No repartas por orden alfabético ni por orden de inscripción. Es un reparto aleatorio con pinta de sistemático.
• Construye las mesas en torno a un tema común. Una mesa con gente del mismo sector o con la misma pregunta encima arranca la conversación sin que nadie la abra.
• Reparte las delegaciones grandes. Diez personas de la misma organización en una mesa pasan la noche entre ellas — eso ya podían hacerlo en la oficina.
• Una cara conocida o un anfitrión en cada mesa. Una persona que conoce a algunas otras sostiene la conversación de la mesa durante el primer cuarto de hora.
• Una mesa de patrocinador es una mesa de networking. Si un patrocinador recibe una mesa, di para qué es de antemano: unos cuantos representantes y el resto participantes, no un equipo entero.

Estas decisiones conviene anotarlas enseguida, porque se repiten en cada versión. En el plano de eventos de Pulpetti marcas los círculos con etiquetas y dices las peticiones una vez, de modo que siguen valiendo cuando vuelvas a repartir las mesas.

Ponentes, invitados de honor y el escenario

Parte de las plazas se decide antes que todas las demás:

• Ponentes y premiados cerca del escenario y del camino hacia él, preferiblemente en una plaza de extremo. Nadie quiere abrirse paso entre nueve personas en mitad de su propia presentación.
• Invitados de honor y patrocinadores principales en la fila de mesas de delante del escenario, donde la visión es mejor.
• Los organizadores repartidos por la sala. La gente de casa en una mesa aparte es un recurso desperdiciado: repartidos, son quienes sostienen las conversaciones de las mesas.
• La técnica y los pasos conviene marcarlos en el plano, para que nadie se siente delante de un altavoz ni encima de un paso de cables.

Las inscripciones viven hasta el último día

Una lista de participantes nunca está terminada. Llegan bajas, se anuncian sustitutos por la mañana y alguien viene con un compañero. Prepárate con estructura, no replanificando:

• Deja un 10–15 % de margen: unas cuantas mesas con sitio y unas cuantas plazas en buenos puntos.
• Coloca esas plazas de reserva en mesas con gente sociable — un inscrito tardío acabará en su compañía.
• Saca las bajas del reparto pero déjalas en la lista. El nombre todavía hace falta en la recepción y en la facturación.

De la puerta a la mesa sin cola

La última tarea del plano es llevar a un participante a su plaza sin que nadie lo lleve de la mano. Para eso hacen falta dos cosas: una lista alfabética nombre → número de mesa en la recepción y unos números de mesa bien visibles en la sala. Las tarjetas de sitio son un tercer nivel, y compensan cuando el orden dentro de la mesa importa — por ejemplo, cuando los representantes de un patrocinador deben repartirse alrededor de la mesa.

Coloca la lista de entrada de modo que dos personas puedan mirarla a la vez sin que la cola bloquee la puerta. Con muchos participantes, dos puntos sirven más que un panel más grande.

Cómo el mismo plano aguanta los cambios

Un plano de evento cambia muchas veces antes de ser definitivo, y cada versión debe seguir las mismas decisiones. Para eso está hecho Pulpetti.

• Importa a los participantes como lista. Copia la columna de nombres de la lista de inscripciones y pégala de golpe — un nombre por línea.
• Monta la sala desde una plantilla o tú mismo. La forma, el tamaño y el número de plazas de cada mesa se cambian todos, así que un plano de banquete se convierte en cabaré sin redibujar nada.
• Las etiquetas se encargan de agrupar. Dales a los participantes una etiqueta — sector, organización, idioma — y usa la regla «misma etiqueta en la misma mesa», o al revés «etiquetas en mesas distintas» si quieres mezclar los círculos a propósito.
• Fija las plazas decididas. Ponentes, invitados de honor y patrocinadores en sus propias plazas, y el resto se vuelve a repartir tantas veces como cambie la lista.
• Una baja no derrumba el plano. Pon la inscripción del participante en «Cancelado»: sale del reparto pero se queda en la lista. Si ya se le había dado una plaza, el programa lo avisa.
• Las impresiones desde el mismo plano. La lista de entrada para la recepción, carteles para las mesas, tarjetas de sitio para las plazas y el plano de sala para el equipo. La impresión y el PDF pertenecen a los planes de pago.