Un tableur est bon pour une liste de noms, pas pour un plan
Commençons par ce qui fonctionne dans un tableur : la liste de noms. Participants, élèves ou invités tiennent dans une colonne, ils se trient et se comptent facilement, et la liste existe sans doute déjà ailleurs pour un autre usage.
Un plan de table est pourtant deux choses qu'une colonne n'est pas : une salle et un jeu de règles. Une cellule n'est ni une table ni un pupitre, et une grille ne sait rien de la question de savoir si 24 pupitres tiennent dans une salle de classe ou si un serveur peut passer entre deux rangées de tables. La liste de noms n'a pas à disparaître — c'est justement la partie qui se transporte telle quelle.
Un déplacement coûte trois modifications
C'est l'endroit où le tableur cède en pratique. Quand une personne change de place, trois choses se produisent l'une après l'autre dans le tableur :
- Deux cellules doivent être modifiées à la main — et si l'échange forme une chaîne, il y en a davantage.
- Les règles doivent être revérifiées de mémoire : est-ce que quelqu'un se retrouve maintenant à côté d'une personne dont il devait être séparé ?
- Le document imprimé doit être refait entièrement.
Sur un plan, la même modification est un seul geste : quand un nom est déposé sur une place occupée, les deux personnes échangent leurs places, et les règles sont revérifiées automatiquement. Si une règle n'est plus respectée, il est écrit sous le plan qui est concerné et pourquoi.
Le tableur ne dit pas si ça tient
Une grille donne l'impression que tout tient, puisqu'on peut toujours ajouter une cellule. En réalité, la capacité dépend des dimensions de la salle, de la taille des tables et des allées — et rien de tout cela ne figure dans le tableur.
Sur un plan, les dimensions de la salle se saisissent en mètres, et le compteur de places indique après chaque table ajoutée combien de places la salle compte. C'est exactement l'information qu'on essaie de déduire d'un tableur en comptant des lignes.
Les règles restent à la charge de la mémoire
On peut écrire dans un tableur une colonne de remarques où figure « pas à côté de Lucas ». Cette colonne ne fait pourtant rien : elle ne vous empêche pas d'asseoir les deux côte à côte, et elle ne rappelle rien quand le plan se refait trois mois plus tard.
Sur un plan, une règle appartient au groupe et non à une version particulière. Vous dites une fois qui n'est pas côte à côte, qui va à la même table et qui a besoin d'une place devant, et chaque nouveau plan les suit ensuite sans que vous les sachiez par cœur.
Une grille n'est pas un plan
Le document imprimé est ce que regardent vraiment un remplaçant, un maître d'hôtel ou quelqu'un à l'accueil. À une grille de tableur manquent deux choses qui la rendraient lisible : l'orientation (quel bord est l'avant de la salle de classe, où se trouve la scène) et la forme (une table ronde de dix n'est pas une rangée de cellules).
Un plan imprimé montre la salle telle qu'elle est, et les mêmes données donnent aussi une liste alphabétique nom → numéro de table ainsi que des marque-places et des panneaux de table. L'impression et l'export PDF font partie des formules payantes — la formule gratuite donne accès à la conception, aux règles et à la répartition, mais pas à l'impression.
Le tableur ne retient pas quelle version était la bonne
Dans un tableur, versionner veut dire des fichiers : plan_de_table_v3_final.xlsx. Quand il y a deux variantes à comparer, l'une d'elles traîne toujours dans la boîte mail de quelqu'un.
Sur un plan, le même groupe et la même salle portent plusieurs plans de table en même temps. Les places de base d'une classe, le modèle de travail de groupe et le plan d'examen sont tous enregistrés, et tous suivent les mêmes règles.
La liste de noms déménage en quelques secondes
Le passage ne signifie ni repartir de zéro ni téléverser des fichiers. Sélectionnez la colonne des noms dans votre tableur, copiez-la et collez-la dans un seul champ — un nom par ligne. Ensuite vous dessinez la salle et vous énoncez les règles, et le reste se passe sur le plan.
Le même outil sert cinq situations avec la même logique, mais chacune avec son propre vocabulaire : disposition de la salle de classe, plan des invités d'un mariage, plan de salle de restaurant, répartition des tables d'un événement et plan d'un site d'exposition.
La formule gratuite permet, par domaine, un groupe, une salle et un plan avec 15 personnes au maximum. Pour une fête ou un événement isolé, il y a l'achat ponctuel ; pour un usage régulier, un abonnement — les prix figurent sur la page de chaque domaine.