Una hoja de cálculo es buena para una lista de nombres, no para un plano
Empecemos por lo que sí funciona en una hoja de cálculo: la lista de nombres. Participantes, alumnos o invitados caben en una columna, se ordenan y se cuentan con facilidad, y la lista seguramente ya existe en otro sitio para otra cosa.
Un plano de asientos es, sin embargo, dos cosas que una columna no es: una sala y un conjunto de reglas. Una celda no es una mesa ni un pupitre, y una cuadrícula no sabe nada de si 24 pupitres caben en un aula o de si un camarero puede pasar entre dos filas de mesas. La lista de nombres no tiene que desaparecer — es justo la parte que se lleva tal cual.
Un movimiento cuesta tres cambios
Aquí es donde la hoja de cálculo cede en la práctica. Cuando una persona cambia de sitio, en la hoja de cálculo pasan tres cosas una detrás de otra:
- Hay que cambiar dos celdas a mano — y si el intercambio forma una cadena, son más.
- Hay que volver a comprobar las reglas de memoria: ¿ha quedado alguien ahora al lado de una persona de la que debía estar separado?
- Hay que rehacer el documento impreso entero.
Sobre un plano, ese mismo cambio es un solo movimiento: cuando un nombre se suelta sobre una plaza ocupada, las dos personas intercambian su sitio, y las reglas se vuelven a comprobar automáticamente. Si una regla deja de cumplirse, bajo el plano queda escrito a quién afecta y por qué.
La hoja de cálculo no dice si cabe
Una cuadrícula da la impresión de que todo cabe, porque siempre se puede añadir una celda más. En realidad la capacidad depende de las medidas de la sala, del tamaño de las mesas y de los pasillos — y nada de eso está en la hoja de cálculo.
Sobre un plano, las medidas de la sala se escriben en metros, y el contador de plazas indica tras cada mesa añadida cuántas plazas tiene la sala. Es exactamente el dato que se intenta deducir de una hoja de cálculo contando filas.
Las reglas quedan a cargo de la memoria
En una hoja de cálculo se puede escribir una columna de observaciones donde ponga «no al lado de Lucas». Esa columna, sin embargo, no hace nada: no te impide sentarlos juntos, y no recuerda nada cuando el plano se rehace tres meses después.
Sobre un plano, una regla pertenece al grupo y no a una versión concreta. Dices una vez quiénes no van al lado, quiénes van a la misma mesa y quién necesita sitio delante, y a partir de ahí cada plano nuevo las sigue sin que te las sepas de memoria.
Una cuadrícula no es un plano
El documento impreso es lo que de verdad miran un sustituto, un maître o alguien en la recepción. A una cuadrícula de hoja de cálculo le faltan dos cosas que la harían legible: la orientación (qué borde es la parte delantera del aula, dónde está el escenario) y la forma (una mesa redonda de diez no es una fila de celdas).
Un plano impreso muestra la sala tal como es, y de los mismos datos salen también una lista alfabética nombre → número de mesa, tarjetas de sitio y carteles de mesa. La impresión y la exportación a PDF pertenecen a los planes de pago — el plan gratuito da acceso al diseño, a las reglas y al reparto, pero no a la impresión.
La hoja de cálculo no recuerda cuál era la versión buena
En una hoja de cálculo, versionar significa archivos: plano_de_asientos_v3_final.xlsx. Cuando hay dos variantes que comparar, una de ellas siempre está en el correo de alguien.
Sobre un plano, el mismo grupo y la misma sala llevan varios planos de asientos a la vez. Las plazas base de una clase, la plantilla de trabajo en grupo y el plano de examen están todos guardados, y todos siguen las mismas reglas.
La lista de nombres se muda en segundos
El cambio no significa empezar de cero ni subir archivos. Selecciona la columna de nombres en tu hoja de cálculo, cópiala y pégala en un solo campo — un nombre por línea. Después dibujas la sala y dices las reglas, y el resto ocurre sobre el plano.
La misma herramienta sirve para cinco situaciones con la misma lógica, pero cada una con su propio vocabulario: distribución del aula, plano de invitados de una boda, plano de mesas de restaurante, reparto de mesas de un evento y plano de un recinto ferial.
En el plan gratuito puedes hacer, por ámbito, un grupo, una sala y un plano con 15 personas como máximo. Para una celebración o un evento suelto está la compra única; para el uso continuado, una suscripción — los precios están en la página de cada ámbito.