Ett kalkylblad är bra för en namnlista, inte för en karta
Låt oss börja med det som fungerar i ett kalkylblad: namnlistan. Deltagarna, eleverna eller gästerna står i en kolumn, de är lätta att sortera och räkna, och listan finns troligen redan någon annanstans för ett annat ändamål.
En bordsplacering är däremot två saker som en kolumn inte är: ett rum och en uppsättning regler. En cell är inte ett bord eller en bänk, och ett rutnät vet ingenting om huruvida 24 bänkar ryms i ett klassrum eller om en serverare kommer fram mellan bordsraderna. Namnlistan behöver inte försvinna någonstans — den är precis den del som går att flytta över som den är.
En flytt kostar tre ändringar
Det här är punkten där ett kalkylblad i praktiken ger vika. När en person byter plats händer tre saker efter varandra i kalkylbladet:
- Två celler ska ändras för hand — och om bytet är en kedja är de fler.
- Reglerna ska kontrolleras på nytt ur det egna minnet: sitter någon nu bredvid en person hen inte skulle sitta bredvid?
- Utskriften ska göras om från början.
På en karta är samma ändring ett enda drag: när ett namn släpps på en upptagen plats byter personerna plats med varandra, och reglerna kontrolleras på nytt automatiskt. Om en regel inte längre uppfylls står det under kartan vem det gäller och varför.
Kalkylbladet säger inte om det ryms
Ett rutnät ser ut som om allt ryms, eftersom det alltid går att lägga till en cell till. I verkligheten beror kapaciteten på rummets mått, bordens storlek och gångarna — och inget av det finns i kalkylbladet.
På en karta anges rummets mått i meter, och platsräknaren säger efter varje tillagt bord hur många platser rummet har. Det är samma uppgift som man försöker sluta sig till ur ett kalkylblad genom att räkna rader.
Reglerna lämnas åt minnet
I ett kalkylblad går det att skriva en anteckningskolumn där det står ”inte bredvid Ville”. Kolumnen gör dock ingenting: den hindrar dig inte från att placera dem bredvid varandra, och den påminner inte om saken när placeringen görs nästa gång om tre månader.
På en karta hör en regel till gruppen och inte till en enskild version. Du säger en gång vilka som inte ska sitta bredvid varandra, vilka som hör till samma bord och vem som behöver en plats längst fram, och därefter följer varje ny placering dem utan att du kommer ihåg dem utantill.
Ett rutnät är ingen karta
Utskriften är det som en vikarie, en hovmästare eller någon i receptionen faktiskt tittar på. Ett rutnät i ett kalkylblad saknar två saker som gör det läsbart: riktning (vilken kant som är klassrummets framsida, var scenen står) och form (ett runt bord för tio är ingen rad celler).
En utskriven karta visar rummet sådant det är, och ur samma uppgifter blir också en lista i bokstavsordning med namn → bordsnummer samt placeringskort och bordsskyltar till. Utskrift och PDF-export hör till de betalda nivåerna — på gratisnivån finns planeringen, reglerna och fördelningen, men inte utskriften.
Kalkylbladet minns inte vilken version som var bra
I ett kalkylblad betyder versionshantering filer: bordsplacering_v3_slutlig.xlsx. När det finns två alternativ att jämföra ligger det ena alltid i någons mejl.
På en karta bär samma grupp och samma rum flera placeringar samtidigt. Klassens grundplatser, grupparbetsunderlaget och provplaceringen står alla sparade, och alla följer samma regler.
Namnlistan flyttas över på sekunder
Att byta betyder inte att börja om eller att ladda upp filer. Markera namnkolumnen i ditt kalkylblad, kopiera den och klistra in den i ett enda fält — ett namn per rad. Sedan ritar du rummet och anger reglerna, och resten sköts på kartan.
Samma verktyg tjänar fem situationer med samma logik men med sina egna ord för var och en: placering i klassrummet, bröllopets gästkarta, restaurangens bordskarta, evenemangets bordsfördelning och mässområdets karta.
På gratisnivån går det att göra en grupp, ett rum och en placering per område, med högst 15 personer. Till en enskild fest eller ett enskilt evenemang finns engångsköpet, till löpande användning en prenumeration — priserna syns på varje områdes egen sida.