Disposizione dei posti in Excel: dove il foglio di calcolo si ferma

Il foglio di calcolo va bene per un elenco di nomi, non per una piantina

Cominciamo da ciò che in un foglio di calcolo funziona: l'elenco dei nomi. Partecipanti, studenti o invitati stanno in una colonna, sono facili da ordinare e da contare, e l'elenco probabilmente esiste già altrove per un altro scopo.

Una disposizione dei posti, però, è due cose che una colonna non è: una sala e un insieme di regole. Una cella non è un tavolo né un banco, e una griglia non sa nulla di quanti banchi stiano in un'aula né se un cameriere riesca a passare fra le file. L'elenco dei nomi non deve andare da nessuna parte: è esattamente la parte che si può trasferire così com'è.

Uno spostamento costa tre modifiche

È il punto in cui, in pratica, il foglio di calcolo cede. Quando una persona cambia posto, nel foglio di calcolo succedono tre cose una dopo l'altra:

1. Due celle vanno modificate a mano — e se lo scambio è una catena, sono di più.
2. Le regole vanno ricontrollate a memoria: qualcuno adesso siede accanto a una persona con cui non doveva stare?
3. La stampa va rifatta da zero.

Su una pianta la stessa modifica è un trascinamento: quando un nome viene lasciato su un posto occupato, le due persone si scambiano, e le regole vengono ricontrollate automaticamente. Se una regola non è più rispettata, l'avviso sotto la pianta dice di quale posto si tratta e perché.

Il foglio di calcolo non può dirti se ci sta

Una griglia sembra contenere tutto, perché c'è sempre una cella in più da aggiungere. In realtà la capienza dipende dalle misure della sala, dalla dimensione dei tavoli e dai corridoi — e nessuna di queste sta nel foglio di calcolo.

Su una pianta le misure della sala si indicano in metri, e il conteggio dei posti ti dice dopo ogni tavolo aggiunto quanti posti ha la sala. È la stessa informazione che, in un foglio di calcolo, si deduce contando le righe.

Le regole restano affidate alla memoria

A un foglio di calcolo puoi aggiungere una colonna di note che dice «non accanto a Luca». La colonna però non fa nulla: non impedisce di farli sedere vicini e non ti ricorda la cosa quando la disposizione viene rifatta tre mesi dopo.

Su una pianta una regola appartiene al gruppo e non a una singola versione. Dici una volta chi non deve stare vicino a chi, chi va allo stesso tavolo e chi ha bisogno di un posto davanti, e da lì in poi ogni nuova disposizione le segue senza che tu debba ricordartele.

Una griglia non è una piantina

La stampa è ciò che un supplente, un maître o chi sta all'accoglienza guarda davvero. Alla griglia di un foglio di calcolo mancano due cose che rendono leggibile una piantina: l'orientamento (quale lato è la parte davanti dell'aula, dov'è il palco) e la forma (un tavolo rotondo da dieci non è una fila di celle).

Una pianta stampata mostra la sala com'è, e gli stessi dati producono anche un elenco alfabetico nome → numero di tavolo, i segnaposti e i cartelli dei tavoli. La stampa e l'esportazione in PDF fanno parte dei piani a pagamento: nel piano gratuito sono disponibili gli strumenti di disegno, le regole e l'assegnazione, ma non la stampa.

Il foglio di calcolo non ricorda quale versione era quella buona

In un foglio di calcolo la gestione delle versioni significa file: disposizione_v3_definitiva.xlsx. Quando ci sono due opzioni da confrontare, una delle due è sempre nella casella di posta di qualcuno.

Su una pianta lo stesso gruppo e la stessa sala portano più disposizioni insieme. I posti di tutti i giorni di una classe, la disposizione per il lavoro di gruppo e quella da verifica restano tutte salvate, e tutte seguono le stesse regole.

L'elenco dei nomi si trasferisce in pochi secondi

Cambiare non significa ricominciare da capo né caricare file. Seleziona la colonna dei nomi nel tuo foglio di calcolo, copiala e incollala in un unico campo — un nome per riga. Dopodiché disegni la sala e detti le regole, e il resto avviene sulla pianta.

Lo stesso strumento serve cinque situazioni con la stessa logica ma con un lessico proprio per ciascuna: disposizione dei posti in classe, disposizione dei tavoli per il matrimonio, piani dei tavoli per ristoranti, assegnazione dei tavoli agli eventi e piantine di fiere.

Nel piano gratuito puoi creare un gruppo, una sala e una disposizione per ogni ambito, fino a 15 persone. Per una festa o un evento singolo c'è l'acquisto singolo, e per l'uso continuativo un abbonamento — i prezzi sono indicati sulla pagina di ciascun ambito.