Eine Tabelle ist gut für eine Namensliste, nicht für einen Plan

Beginnen wir mit dem, was in einer Tabelle funktioniert: die Namensliste. Teilnehmer, Schüler oder Gäste stehen in einer Spalte, sie lassen sich leicht sortieren und zählen, und die Liste existiert wahrscheinlich schon woanders für einen anderen Zweck.

Ein Sitzplan ist allerdings zwei Dinge, die eine Spalte nicht ist: ein Raum und ein Satz Regeln. Eine Zelle ist kein Tisch und keine Bank, und ein Raster weiß nichts davon, ob 24 Bänke in ein Klassenzimmer passen oder ob eine Servicekraft zwischen den Tischreihen durchkommt. Die Namensliste muss nirgendwohin verschwinden — sie ist genau der Teil, der sich unverändert mitnehmen lässt.

Ein Zug kostet drei Änderungen

Das ist die Stelle, an der eine Tabelle in der Praxis nachgibt. Wenn eine Person den Platz wechselt, passieren in der Tabelle drei Dinge nacheinander:

  1. Zwei Zellen müssen von Hand geändert werden — und wenn der Tausch eine Kette ist, sind es mehr.
  2. Die Regeln müssen aus dem eigenen Gedächtnis neu geprüft werden: Sitzt jetzt jemand neben einer Person, neben der er nicht sitzen sollte?
  3. Der Ausdruck muss komplett neu gemacht werden.

Auf einem Plan ist dieselbe Änderung ein einziger Zug: Wenn ein Name auf einem belegten Platz abgelegt wird, tauschen die beiden Personen den Platz, und die Regeln werden automatisch neu geprüft. Ist eine Regel nicht mehr erfüllt, steht unter dem Plan, wen es betrifft und warum.

Die Tabelle sagt nicht, ob es passt

Ein Raster sieht aus, als passte alles, denn es lässt sich immer eine Zelle mehr anfügen. In Wirklichkeit hängt die Kapazität von den Maßen des Raums, der Größe der Tische und den Gängen ab — und nichts davon steht in der Tabelle.

Auf einem Plan werden die Maße des Raums in Metern angegeben, und der Platzzähler sagt nach jedem hinzugefügten Tisch, wie viele Plätze der Raum hat. Es ist dieselbe Angabe, die man aus einer Tabelle durch Zeilenzählen zu erschließen versucht.

Die Regeln bleiben dem Gedächtnis überlassen

In eine Tabelle lässt sich eine Notizspalte schreiben, in der „nicht neben Ville“ steht. Die Spalte tut allerdings nichts: Sie hindert dich nicht daran, die beiden nebeneinander zu setzen, und sie erinnert nicht daran, wenn der Plan in drei Monaten das nächste Mal gemacht wird.

Auf einem Plan gehört eine Regel zur Gruppe und nicht zu einer einzelnen Fassung. Du sagst einmal, wer nicht nebeneinander sitzt, wer an denselben Tisch gehört und wer einen Platz vorne braucht, und danach folgt jeder neue Plan ihnen, ohne dass du sie auswendig weißt.

Ein Raster ist kein Plan

Der Ausdruck ist das, worauf eine Vertretung, ein Oberkellner oder jemand am Empfang wirklich schaut. Einem Tabellenraster fehlen zwei Dinge, die es lesbar machen: Richtung (welche Kante die Vorderseite des Klassenzimmers ist, wo die Bühne steht) und Form (ein runder Tisch für zehn ist keine Zeile von Zellen).

Ein gedruckter Plan zeigt den Raum so, wie er ist, und aus denselben Daten entstehen auch eine alphabetische Liste Name → Tischnummer sowie Tischkarten und Tischschilder. Drucken und PDF-Export gehören zu den bezahlten Stufen — in der kostenlosen Stufe stehen Planung, Regeln und Verteilung zur Verfügung, der Ausdruck nicht.

Die Tabelle merkt sich nicht, welche Fassung die gute war

In einer Tabelle heißt Versionierung Dateien: sitzplan_v3_final.xlsx. Wenn es zwei Varianten zu vergleichen gibt, liegt eine davon immer in irgendjemandes Postfach.

Auf einem Plan tragen dieselbe Gruppe und derselbe Raum mehrere Sitzpläne gleichzeitig. Die Grundplätze einer Klasse, die Gruppenarbeitsvorlage und der Klausursitzplan liegen alle gespeichert, und alle folgen denselben Regeln.

Die Namensliste zieht in Sekunden um

Der Wechsel bedeutet nicht, von vorn anzufangen oder Dateien hochzuladen. Markiere die Namensspalte in deiner Tabelle, kopiere sie und füge sie in ein einziges Feld ein — ein Name pro Zeile. Danach zeichnest du den Raum und nennst die Regeln, und der Rest läuft auf dem Plan.

Import einer Namensliste aus Excel: ein Einfügefeld mit den Namen in eigenen Zeilen und dem Text „3 Namen erkannt“
Die Namensspalte aus Excel oder Google Tabellen: markieren, kopieren, einfügen. Das Programm erkennt die Zeilen und sagt, wie viele Namen angekommen sind.

Dasselbe Werkzeug bedient fünf Situationen mit derselben Logik, aber jeweils mit eigener Wortwahl: Sitzordnung im Klassenzimmer, Gästeplan der Hochzeit, Tischplan des Restaurants, Tischverteilung einer Veranstaltung und Plan eines Messegeländes.

In der kostenlosen Stufe lassen sich je Bereich eine Gruppe, ein Raum und ein Plan mit höchstens 15 Personen machen. Für eine einzelne Feier oder Veranstaltung gibt es den Einmalkauf, für laufende Nutzung ein Abo — die Preise stehen auf der jeweiligen Bereichsseite.